办公自动化中的文书档案归档的实践与思考文书档案归档.docx
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1、办公自动化中的文书档案归档的实践与思考 文书档案归档 随着办公自动化尤其是局域网技术的应用,从根本上改变我们传统的办公模式,公文的起草、审核、签发乃至其中每一环节的传递过程,甚至包括接收、查询等,都通过计算机及其网络实现,从而最终实现了无纸化办公。档案管理系统作为办公自动化的重要组成部分,对现行档案管理体制的影响是深远的。为此,笔者就目前公司办公自动化中的文书档案归档作如下分析和思考。1.现代文书归档需注意的问题由于归档模式的转变,文件归档时会出现如下问题:纸质文件归档的必要性。在新的办公模式下,虽然电子文件已经实现了从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递、发送的全过程,有逐渐代替纸质文件
2、的趋势,但现阶段,文件的归档仍然应以纸质文件为主,并且必须保证纸质文件的齐全完整。这主要基于以下两点:一是档案永久保管的需要。纸质文件载体相对稳定,利于永久保存。电子文件的出现不过几十年的历史,由于载体寿命的不确定性,以及技术更新过快、读取设备的局限,世界上一些早期的电子文件,目前已无法读取。虽然电子文件具有便于检索利用、不占空间等优点,但却暂不具有永久保管的特质。二是外部条件还不成熟。在目前电子公文的法律效力还未得到确认的前提下,今后相当长的一段时期内,机关中电子文件及与之内容相同的纸质文件将会共同存在。避免纸质文件重复归档。目前我们的档案管理中,存在着大量重复归档的文件。如果说,过去因为条
3、件限制,文件查阅不便而不得不保存重份文件,那么随着技术手段的进步,是否可以考虑公司内部往来文件可以不再重复归档,把我们有限的人力、物力重点用于本单位的文件管理上,这样只要保证公司的档案全宗完整,就可以充分利用网络资源共享的优势,从而减轻基层档案库房的压力,实现资源的合理利用。规范纸质文件归档内容。实现办公自化以后,机关中的发文绝大部分将以电子文件的形式生成,电子文件将不再保留文件的修改过程。依据电子文件而输出制作的正式公文,其内容与电子文件是完全一致的,因此在纸质文件归档时是否可以考虑不在保存底稿。但在文件归档时,应将电子文件流转单打印出来,与正式公文一并归档。电子文件流转单上面记录了起草人、
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