行政前台的岗位职责.docx
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1、行政前台的岗位职责 篇一:行政前台-岗位职责及工作要求 行政人事部经理 职务:行政前台 上级主管:行政人事部经理 工作对象:全司人员 主要职责: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 日常到访客人的接待,帮助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。 公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 公司各类往来文件(电子邮件、传真)的收发、处理和归档。 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。 对设备遥控板、个人办公区域的管理。 公司办公用品、日用品的日常管理工作(选购、发放、管理)
2、。 日常的打印、复印以及相关设备的检查。(日后涉及“用法管理”) 行政前台 行政人事专员 信息技术专员 10. 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程支配; 11. 非长期性预订车辆的管理和费用结算; 12. 公司后勤管理,及各类费用的支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公司、 物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通; 13. 库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存。 14. 档案管理。每季度末,向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。 15. 本人工作管理。按日提报工作写实,按季度提
3、报本人季度工作报告及下季度工作总结,按年提报年度工作报告;通过定期对本职工作 的总结,以完善和提高现有工作水平; 16. 公司负责人及部门经理交办的其他工作。 工作流程和工作要求: 1. 接待日常到访客人,帮助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。 工作流程: 1) 客户进门起身迎接并询问来访事由,登记客户来访登记簿,了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次访问,不得将公司 领导的各种联系方式任意告诉素不相识的人;若有事宜,尽量选用转告方式。 2) 如有必要,支配来访者前往会客室或等候处稍坐片刻; 3) 预备款待茶水饮料; 4) 通知相关工作人员有人来访; 5) 每隔15分钟左右添加茶水,
4、来客告辞时起身道别; 6) 客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的干净; 7) 若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记,准时通知相关人员做回复;若来访 者表示下次再来,则需在客户来访登记簿上注明; 8) 准时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员准时回复; 9) 准时将用完的客户来访登记薄交由行政专员归档。 留意事项: 1) 2) 3) 4) 2. 接待客户热忱周到,准时给客户添加茶水并在客户离开后准时整理睬客室; 客户来访登记薄的具体记录;并准时将用法完的记录归档; 准时通知相关被访人员,若被访人员不在,要准时
5、转告以确保准时回复; 不得任意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 公司电话的接听(转接、代接)和记录、转达工作。 工作流程: 1) 电话响铃一声后,立刻接听,“您好,捷时特物流”,同时留意礼貌和商务用语; 2) 接听电话时应掌握音量,不应影响其他人的正常工作;但同时体现公司良好的精神面貌,语言简练、看法温柔; 3) 对方所要找的人不在时,应询问对方是否盼望留言或留下回电号码,切忌立刻挂断电话; 4) 通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒; 5) 没有接听到的电话应依据来电显示准时回拨,首先致歉,再询问刚才来电的目的; 6) 将需要转达的内容准时记录在电话记录上
6、; 7) 记录后5分钟内准时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。 8) 准时将用完的来电记录表归档。 留意事项: 1) 来电接听快速,接听电话用法一般话,声音严厉; 2) 了解清晰来电人的基本信息以及意图,准时在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等,需要转接的准时将电话转给相 关工作人员; 3) 如遇信息接收人不在,应实行通知的方式准时转达信息,(通知方法详见“通知流程”); 严禁事项: 1) 2) 3) 3. 来电接听不主动、不准时,接听电话用语粗鲁; 未准时和具体记录来电信息,遗忘转达、转达不准时或传达信息错误; 来电记录表按年度不准时归档。 公
7、司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。 工作流程(邮件签发及费用结算): 1) 总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好,在LPL邮件发送登记表上登记后,交行政前台统一寄出。 2) 合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按LPL邮件发送登记表的备注相关规定,填写具体的信息,以备日后跟踪核查。 3) 需要通过长途汽车托运邮件、物品的,寄件人应先按要求填写LPL邮件发送登记表,再自行寄出,并在表格“备注”中注明“托 运,自行寄出”。 4) 依据邮件发送清单和快递/邮政底单,按月度与快递/邮政公司清算费用,不得消失付款金额与实际发件金额不符的状况。 5) 对未按期收到邮件的状况做以记
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- 行政 前台 岗位职责