矿业综合办公室制度.doc
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1、格林兰德(山西)矿业装备制造有限公司管理制度综合办公室管理制度2 目 录第一章 文明办公规定1第二章 员工形象礼仪规范2第三章 会议管理制度6第四章 对外接待制度13第五章 档案管理办法 17第六章 公文管理办法 31第七章 车辆使用和管理办法 41第八章 印章、介绍信使用管理办法 45第九章 办公物品管理办法 48第十章 文印、传真使用规定51第十一章 员工保密管理规定 52第十二章 督办工作制度54第十三章 值班管理制度56第十四章 信息管理制度 57第十五章 诉讼与非诉讼案件管理制度 60第十六章 合同管理办法63第1章第3章文明办公规定为给员工创造一个安静、舒适、整洁、卫生文明的办公环
2、境,提高公司对外形象,特制定本规定。第一条 本规定适用范围为公司全体员工。第二条 公司员工都应树立公德意识,严格自律,养成良好的卫生习惯,爱护公共环境。第三条 员工应随时清洁自己的办公区域,保持桌面整洁,会议室使用后应及时规整桌椅并清扫干净。第四条 员工不得在非吸烟区域吸烟,不随地吐痰,不乱扔纸屑、烟头、包装、材料等杂物,不乱涂乱画。第五条 员工不得在工作时间及办公区域内进食。第六条 员工应爱护企业报刊、杂志,阅读后应及时归还到指定地点。报纸应放在报夹上,不得随意乱扔报纸。第七条 垃圾入篓,废旧文件销毁,洗手间用后应及时冲洗。第八条 公司相关职能部门应随时检查并督促办公场所的清洁工作,进行现场
3、管理,发现问题及时指出并跟进处理结果。第九条 违反上述规定,视情节轻重,根据公司绩效考评具体办法进行处理。本规定由综合办公室负责解释。第1章第3章第2章第3章员工形象礼仪规范第一条 员工着装规范 1、员工衣着应当合乎公司形象及部门形象,原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落,工作时间应统一着装。在重要场合按要求着装。2、员工衣着要求得体、协调、整洁、悦目。3、上衣、裤子、领带、手帕等最好相配,衣服平整,符合时节。4、西装左胸前口袋不放手帕以外的任何东西,禁止两手下垂插入下口袋中。5、男士长袖衬衫要塞在裤腰内,袖子最好不要卷起,长裤有腰攀,应穿上腰带或背带。6、女士宜化淡妆,勿戴过多
4、饰品,裙装应配过膝长袜;领口过低、过短的衣服不宜穿着。第二条 员工社交谈吐规范1、在公司交谈请讲普通话,交谈中善于倾听,不随便打断他人谈话,不鲁莽提问,不问及他人隐私,不要语言纠缠不休或语带讽刺,更勿出言不逊,恶语伤人。2、与客户交谈诚恳、热情、不卑不亢,语言流利、准确。业务之外,注意话题健康、客观。3、与同行交谈,注意措辞分寸,谦虚谨慎,维护公司形象,不互相倾轧,客观正派,不涉及同行机密。第三条 员工举止行为规范1、遵守考勤制度,准时上、下班,不迟到、早退。病假、事假需及时申请或通知部门主管,填报请假单。2、上班时间禁止在非吸烟区域吸烟,保持良好精神状态,精力充沛,精神饱满,乐观进取。3、对
5、待上司要尊重,对待同事要热情,处理工作保持头脑冷静,提倡微笑待人,微笑服务。4、开诚布公,坦诚待人,平等尊重,团结协作,不将个人喜好带进工作中,不拉帮结派、党同伐异。5、热情接待每一位来宾,不以貌取人,不盛气凌人,与客人约见要准时,如另有客人来访需等待时,应主动道歉。6、保持良好坐姿、行姿,切勿高声呼叫他人。7、出入会议室或上司办公室,主动敲门示意,进入房间随手关门。第四条 员工日常活动行为规范1、员工上班时间要始终以饱满的热情,尽职尽责,真诚协作,高效、快捷地向顾客提供最佳服务。员工应具备优良的道德品质,有事必报,有错必改,不得文过饰非,阳奉阴违,诬陷他人。2、接打电话规范(1)员工电话行为
6、应符合规范,注意控制语气、语态、语调、语言亲切、简练、有礼、客气。(2)及时接听,勿让铃声超过三遍,迟接电话须表示歉意。(3)使用代表公司的规范用语问好,例如“您好”等。(4)仔细、耐心倾听对方讲话,决不要打断对方解释。(5)准确记录、转告电话内容,主动帮助解决顾客要求,及时转告并督促同时回电。(6)谈话结束,表示谢意,等待对方先挂电话。(7)工作时间与业务无关电话应简短扼要,精细工作期间禁止接听电话,如有急事,由管理人员转告。3、接收名片规范(1)名片是员工对外交往的工具之一,使用名片,应讲究一定礼节。(2)主动向对方递送名片,递送时身体稍欠,使用双手,从正面向对方递送。(3)接取对方名片同
7、样欠身,双手,接过名片后认真看一遍,诵读对方姓名、职务,妥善保留。(4)谈判时,应将对方名片排列在桌上,对照再认,结束后放入口袋或公文包保管。(5)如果客户率先递出名片,应表示谢意,再递送自己的名片。第五条 员工工作证胸牌使用规范1、由公司发给工作证和胸牌,员工要随时携带工作证,员工在工作时,必须佩带胸牌。2、工作证、胸牌如有遗失、被盗,应立即向部门报告,经部门领导签字,可到综合办公室、人力资源部补领,如因长久磨损,应及时以旧换新。第六条 宴请规范1、衣冠整洁,准时到场。2、宴请地点要适合客户的喜好,最好由客户选定。3、陪客人数不宜超过客人数,如果只有一位客人,可有两位陪客。4、分清主次位置,
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