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1、运销部门管理制度第一章 部门职能 一、负责制订运销部门的管理制度,建立和完善煤炭采、运、销体系,理顺内部工作流程。二、完善的周边煤炭资源分部的详细信息并整理归档。在煤炭领域建立丰富上游资源关系,打通煤炭资源供应渠道。三、根据公司要求和指示,审核和签订购销合同。四、负责公司与站台的数据收集和反馈工作,每日准确对站台煤炭的出入进行汇总和上报,并建立运销部内部台账,同时补充和完善T6系统的数据,做好整理和备份。五、负责站台、港口、财务和总经理四部门之间的数据传递和信息反馈工作。六、负责依据签订的合同做好采、运、销一体的监督和管理工作,从煤炭的采购、上站、检查、化验分析、存储、装车、发运、到港、装船、
2、测水尺到最后的交货全程跟踪,落实合同各项条款落实到位。七、做好市场信息的调研工作,利用丰富的人脉关系和真实数据作出真确的分析和预测。把侦查到的有价信息通过整理,最后反馈回公司决策层。八、负责做好客户回访服务工作,经常走访客户,及时收集和反馈客户意见,配合总经理处理好各种投诉,建立企业良好的信誉和口碑。九、根据公司战略规划拟定本部门工作目标,抓好对所管辖范围内人员的考核与管理教育工作,关心运销人员的生活及思想动态,做好耐心细致的思想教育工作。十、完成公司下达的工作任务。第二章 岗位设置及职责 一、运销部部长 1、即时了解煤炭行情变化(港口煤价,坑口煤价,以及汽车运输,火车运输的运费),把握市场动
3、态,做好市场情报信息的侦查和收集。2、与供应商建立诚信的合作关系和畅通的沟通机制,互信互助。3、根据公司要求的煤炭标准,组织并开展煤炭资源的采集和收购工作。4、建立与购货商良好的沟通机制,在履行销售合同各项条款过程中应对发生的相关事宜能妥善、合理的予以解决。5、把握好采、运、销每一环节的工作流程,能及时解决随时遇到的细节问题。6、能够调节并理顺好运销部与其他部门的工作流程,协调各种工作中遇到的矛盾,配合站台和港口工作顺利开展。7、参与采购合同和销售合同的拟定和签订。8、监督和检查采、运、销工作环节中发生的各种违法乱纪行为,保证运销系统的工作能够健康、稳定的开展下去。9、合理安排运销部各工作岗位
4、,加强各岗位之间的配合,切实提高工作效率,减少不必要的费用支出及内耗。10、监督管理运销部各岗位工作。发现问题,及时做出处理。问题严重者,汇报公司本部处理,并拿出处理方案。11、完成公司下达的各项指标和工作任务。二、运销部部长助理 1、每月月末及时跟踪下月铁路计划,做好统计。2、把准确的计划信息传递至驻港人员以及天津公司负责人员。3、站台发车之后及时通知财务准备发车费用。4、站台发车之后及时填写火车发运计划定价通知单,总经理定价后转交财务,自己留底。5、公司签订新的上煤客户后,及时把上煤通知单交由总经理盖章后传真至负责的站台。6、与各个计划单位做好沟通以及签订新计划单位时的各项工作。7、协助统
5、计内勤以及统计外勤做好相应的工作,并把本部门的团队意识培养起来。8、积极配合运销部长的工作,及时完成所交任的所有事宜。9、每周定时组织开设运销部内部会议,及时做好部门内的沟通,周会上处理本周内所有未尽事宜及工作中存在的问题,做到及时解决不留新问题。10、熟悉所有供应商及终端客户,经常保持联系,平时沟通要热情周到。11、完成上级领导安排的其他工作。三、统计 1、运销部外勤签订合同后,根据合同内容填写“煤矿(场)定价通知单”/“汽运定价通知单”转至财务做账。2、根据合同内容填写“站台上煤通知单”传真至站台。3、负责接收和整理站台统计每日上报的上煤车数及吨数,并及时上报与总经理和财务。4、负责建立公
6、司购煤、销煤、港口库存的原始记录、统计台帐、 报表工作。5、负责整理站台统计上报的发车信息,填制“火车发运通知单”加盖业务专用章后传真与港口相关人员。6、负责整理港口上报的发船信息,填制“同意装船通知单及回执”加盖业务专用章后传真与港口相关人员。7、及时向港口相关人员索要火车到港和装船的数据,进行归档、分类、传递,与港口做好衔接工作。8、负责每月月底与站台、港口、财务以及供应商核对煤的购、销、存情况。并作相应的对账单。9、负责管理与登记站台返回的所有入库单和原始票据。10、负责原始统计资料的保存与管理。11、负责与中外运联系,提供上煤、发运数据。12、完成领导安排的其他工作。四、营销外勤 1、
7、跟踪并签订销售合同事宜。2、接收终端合同,并且按照合同算预付款(预付款标准是80%)标注在合同上,转至财务部。3、将水尺数、轨道衡传真至销售单位,并将确认回执单转至财务部。4、催付预付款。(将催付预付款的情况及时汇转至财务部),预付款如付出,将销售单位的上账通知转至财务部。5.运销部及将港口化验结果传真通知销售单位并确认回执。6.根据合同、水尺数或轨道衡、化验结果推算价格并汇至财务部,跟踪销售单位确认结算单。7.根据终端结算单,做*有限公司与山销售单位的结算单。8.跟终端客户催剩余20%的款项,将上账通知单转至财务。9、按照供煤商的上煤情况解释做批次结算。10、对于煤炭价格趋势及时及时通知各供
8、煤商。五、采购运输科长 1、负责根据公司的要求,深入矿区,收集煤炭信息、采集矿产资源、建立新的采购渠道和引入新的供货商户。2、负责与煤矿、煤场等生产单位联系,开发上游煤炭资源,建立稳定的供求关系。3、根据煤炭市场的变化,掌握及时、准确的价格信息,掌握煤炭市场实时的供需关系,第一时间将有价信息反馈回公司。4、负责管理和监督驻矿人员,抓好现场工作,从源头上把好煤炭质量关。5、负责全程跟踪和监督供应商上煤的运输过程,发现违反规定的乱纪行为有权利及时举报。6、供应商提供的煤炭出现质量问题,协助技术质量科进行调查和沟通,协助公司协商处理。7、负责完成公司交办的其它工作任务。六、技术质量科长 1、负责组织
9、和安排科室工作人员对供应商提供的煤炭进行取样和化验。2、负责对站台各类煤炭的质量进行把关和监督,对违法乱纪等损害公司利益的行为进行举报。3、负责站台化验室的管理工作,对科室工作人员要纪律严明,对化验室实施设备要关心和爱护。4、负责提供准确的化验分析报告,对科室工作人员进行技术引导,认真负责的对每一样品进行周密、科学的分析,百分之百保证各项数据信息的真实性和可靠性。5、因煤炭质量问题与供应商发生争议时,负责提供技术支持,协助站长或公司进行协商和调解。6、负责完成公司交办的其它工作任务。七、港口办事处主任 1、与公司即时沟通,时刻了解列车发出信息。2、收到站台发来的列车发出信息,与港务局联系,确定
10、车次,首尾车皮号,发车时间,预计到站时间,协商列车到港后的相关事宜。3、车辆运输途中,如出现问题,即时与港务局与车站联系,协商解决方案。4、与港务局协商确认卸车归垛场位,领取磅单。5、把磅单及盈亏信息第一时间反馈公司。6、列车到站后,与客户沟通,报告列车到港信息,在港务局办理过户交接手续。7、会同客户与权威质检部门联系,进行采样化验,确认煤质,领取化验报告单。把化验结果第一时间反馈公司。8、到车站领取地铁票据,确认车次明细。9、发票数据及时反馈给公司。与公司财务部进行进度跟踪,第一时间反馈信息。10、及时了解秦、柳、东、曹及京、唐、天津港口各种煤炭的港存量、动态、挂牌价、实际成交价等信息(及时
11、以传真方式报公司,月度形成汇总表传真报公司办公室、财务)及港口所到船的报港情况,积极掌握各船务公司及运程运价行情。11、统筹协调好所到港口、车站各业务部门及相关工作人员等。12、驻港口人员是公司对外窗口,代表着公司的形象,平时注重仪容仪表,言行举止做到有礼有节,不卑不亢。13、对到港口联系接货及装船的客户,要给予热情、周到的服务,严禁吃、拿、卡、要,一经查实,公司将严惩不贷。14、完成公司交办的其他各项工作。第三章 运销部管理制度 第一节 营销业务科管理制度 一、 运销部必须建立和健全各上煤单位的详细资料,具体内容包括路程、煤质、运输方式、产量、价格、结算方式、联系方式及负责人等。二、运销部要
12、经常与各供应商及终端客户进行沟通和交流,建立彼此互信的合作关系,对于工作中遇到的问题,在保证公司利益的基础上共同协商、及时解决。三、运销部各个环节必须保持密切的配合,对于工作失职、推诿和互相扯皮等不良工作作风影响队伍团结的,给予警告和批评。对于个人行为造成恶劣影响的,除批评教育外,还给予一定的经济处罚。四、就铁路计划的下达和执行情况,必须及时、准确、到位传达到财务、站台和港口办事处。同时也必须收集各路有价信息,反馈回公司。五、与对口部门发生的各类单据(定价通知单、上站日报表、上煤通知单、火车到 港通知单、出库单、火车发运计划定价通知单、同意装船通知单及回执、结算单等),必须填写准确、传达及时、
13、日事日毕。对工作失职造成公司利益受损的,给予批评教育并给予一定的责任性罚款。六、编制和汇总的各类报表和账目,要严格按照公司要求,科学严谨地操作,坚决杜绝数据失真或故意造假等恶意行为的发生。对于此类有悖于职业道德和违背公司规定的行为,给予严重警告并罚款200元,情节严重者,立即开除。七、站台交回的磅单、化验单和统计报表等原始票据,必须整理好保存至资料库,封存不得丢失、浸水。八、与站台港口工作的对接中,必须快速、准确的整理好火车到港到装船发运过程中各类统计数据,不得遗漏。九、与供应商对账,必须尽职尽责,不徇私舞弊。十、在签订购销合同时,必须严格按照公司规定拟定合同。必须严格审核合同中的每一条款。十
14、一、在执行销售合同的各项条款过程中,必须将有效地往来单据(水尺、轨道衡、港口化验单等)及时传给合作单位,不得耽误下一步结算工作的开展。十二、根据合同规定的事宜,在与客户催款、结算时,必须沟通到位、积极配合,维护公司良好的形象。第二节 技术质量科管理制度 (一)制样标准 一、短盘采样,在短盘前到货主的煤垛上采样,如果化验结果合适开始盘煤。采样方式如下:a 、层采样在距顶部1.5m处。b 、间采样取煤堆中间点。c 、底部部采样取距离地面1.5m处。d 、深度要1米以上,必要时用铲车破开采样。e、采样点的比例为3:4:3短盘当天在装车前再采样化验,并派人盯装车。二、站台收样方面,煤一到场地马上采样化
15、验,盘煤期间随机化验23个样,短盘结束后做综合化验,尽最大可能杜绝不符合要求的煤进入场地。三、长途车采样,以通采做综合样为主要的工作流程,以随机单车化验监控为辅助,杜绝偷、换煤的可能。四、列采,共采三次样,在列车进站前采样一次,第一钩出站台一次和第二钩出站台一次,比例为1:1:1进行混合,然后按国标制样化验,尽量缩小站台和港口化验结果 的差距。五、 在化验的方法上,国标方法为主,平常短盘的化验以国标方法为主,批次化验按照国标出化验报告。六、采样人员必须日事日毕,按照规定全部对站台上的煤进行取样并用公司编制的密码统一标注,不许发生漏采或不作为等行为,发现一次,罚款100元。七、采样人员每次收集煤样回来后,必须及时送达化验室,并报告给化验室工作人员,对于不同客户的煤样信息不许对外透漏,否则发现一次给予200元罚款。八、对于采样工作人员收受贿赂并违规者,立即开除。( 二 )煤样化验管理规定 一、取样进行混合,缩分至20公斤左右全部破碎至6mm,继续缩分至4公斤左右取全水样,余样缩分至500g左右在50下烘干1小时后缩分至100g左右破碎至0.2mm准备化验。1、全水:按照国标在110下烘2小时后取出称重。2、分析水:按照国标在110下烘1小时后取出称重。3、灰分:按照国标先将炉温升至850将已称煤样逐步推入炉中,冒完烟后关炉门在815下烧30分钟后