XX公司会议管理办法.docx
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1、 某某公司会议管理办法第一章 总 则第一条 为做好公司各类会议的组织工作,严肃会议纪律,明确会议内容和程序,特制定本办法。第二条 本办法适用于公司各类会议的管理,具体包括:董事会会议、党委会议、监事会会议、工会会议、总经理常务办公会议、总经理办公会议、安全生产会议、生产调度会议等各类会议。第三条 公司各类会议必须严格遵守公司保密制度。第四条 公司各部门及各分、子公司应本着“精简、高效”的原则,努力改进会议方式,严格控制会议规模、时间和数量,严格会议审批程序。第二章 会务管理第五条 公司各类会议由会议涉及的具体职能部门承办,具体如下:(一)公司董事会会议由董事会秘书承办,总经理办公室协助;(二)
2、党委会议由党委工作部承办;(三)监事会会议由执行监事秘书承办;(四)总经理常务办公会议由总经理办公室承办;(五)工会会议由工会主席承办;(六)安全生产会议由安全生产委员会办公室主任承办;(七)其他会议由其他部门根据本部门实际情况定期承办。会议承办部门的主管领导为会议召集人。第六条 会议召开时间:安全生产会议在重大节日前一周召开,运行期间每月召开一次;生产调度会议在运行期间召开,原则每周召开一次;其他会议根据需要,由承办部门决定会议召开时间。第七条 会务工作要重点抓好会前准备、会中服务和会后督查三个环节,并努力做到规范化、制度化。第八条 会前准备工作主要包括会议议题的收集、审核与审批、会议材料的
3、准备、会议通知的下发、会场安排布置等。第九条 会议文字材料的准备,由具体承办部门起草,承办部门主管经理审核。第十条 为保证会议质量,会议承办部门应在会前将会议需议定内容告之参会人员,必要时由会议召集人组织协调会,对会议内容进行讨论并形成初步意见后,再召开正式会议。第十一条 会议承办部门应在会议召开前两日内(重要会议应在会议召开前五日内),将会议通知下发会议参加人员,并提示会议时间、地点等重要信息;会议通知一般采取书面形式,特殊情况无法送达的,可电话告知,并做好相关记录。 临时性或紧急会议除外。第十二条 会议承办部门负责会议安排和布置工作,必要时可由总经理办公室协助完成。会议布置应根据会议内容及
4、相关要求,做到“庄重、整洁、美观、简约”。第十三条 会中,会议承办部门应做好会议服务等工作,主要包括:(一)组织与会人员签到;(二)清点到会人数,向会议主持人报告到会情况;(三)分发或补发会议材料;(四)做好会议记录;(五)需要与会人员签字的,提请与会人员在会议记录上签字;(六)检查会议纪律,维持会场秩序。第十四条 会后,会议承办部门应做好会后服务及督查等工作,主要包括:(一)起草会议纪要;(二)起草会议要求下发的文件;(三)根据督查工作制度,督查会议精神的落实、会议布置的工作进展和完成情况;(四)对会议的相关资料进行收集整理、妥善保管,并及时归档。第三章 会议纪律第十五条 参会人员应按会议通
5、知要求,认真准备会议材料。第十六条 参会人员应自觉听从会议主持人安排,不准随意打断他人发言,如需发言,应事先征得主持人同意。第十七条 参会人员的讨论发言应紧紧围绕会议议题,发言应有理有据,实事求是,不作无原则的辩论,不发表有辱人格、司格的言论。第十八条 参会人员应认真领会会议精神,并根据需要做好会议记录。第十九条 参会人员应妥善保管会议文字材料,会议明确要求不准带走的文字材料不准带出会场。第二十条 参会人员应将会中的报告、发言等形成文字材料报送会议承办部门整理收集,对于会中的临时性报告、发言等应在会后形成文字材料及时报送会议承办部门。第二十一条 对于需要保密的会议内容,必须保密。第二十二条 参
6、会人员应提前10分钟到达会场,不得无故迟到、早退或缺席,因特殊情况不能参加会议或中途离开会场的,应向会议主持人请假。第二十三条 会议期间,参会人员不准交头接耳,不准随意走动,不准看与会议无关的材料;佩带的手机等应调至静音状态或关闭。第二十四条 会议召集部门要做好会议纪律维护工作,保证会议顺利进行。第四章 总经理常务办公会议制度第二十五条 总经理常务办公会议是公司经理人员集体办公的会议。第二十六条 会议组成人员和要求(一)会议召集人:总经理为会议召集人;(二)会议主持人:总经理为会议主持人,必要时总经理可委托行政经理主持会议;(三)会议出席人:总经理、副总经理(三总师)为总经理常务办公会议的指定
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