前台管理制度.docx
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1、前台管理制度前台管理制度1公司的前台是一个单位的脸面和名片,所以前台工作人员必须掌握公司前台的工作职责、工作要求、办公礼仪等,这对于塑造公司形象有着非常重要的作用,为使公司前台人员工作更加规范,特制订本制度。一、前台工作内容1)接转总机电话。2)负责传真、快速、文件、报纸的收发与管理。3)负责前台接待、登记。4)引见、招待、接送来宾。5)负责公司前台的卫生清理及桌面摆放并保持整洁干净。6负责前台花卉植物的维护和保养。7)负责清洁员的工作监督与考核,检查公司清洁与卫生情况。8)接受上级领导工作安排并协助行政办公室员工其他工作;9)不得随意离开工作岗位,造成不便。10)做好会前准备、会议记录和会后
2、内容整理工作及开会时需要配合的一些相关后勤工作。11)检查员工工作牌佩戴及着装情况。12)公司电脑,打印机复印机等文印设备,发现故障应及时通知维修人员或供货商修复.确保设备正常使用。并协助各部门进行文字扫盲相关设备及时添加打印纸。二、前台工作要求(一)仪容仪表:1、着工装,服装整洁,搭配协调。头发整齐不零乱,不得批头散发,需化淡妆,给人清新的印象,忌浓妆。上班前不能喝酒或吃有异味的食品。(二)工作要求:1、凡与公司业务无关人员应拒绝入内。2、上班时间,不得有闲杂人等在前台区域高谈阔论,影响公司形象。3、接待公司客人应礼貌请其座下,再通知部门相关人员是否接见。4、上班时间不准打私人电话或电话聊天
3、不准看书籍和报纸。5、上班时间禁止做其他与本职工作无关的事情,以免影响工作质量。6、负责管理会客室的整洁,并主动给参加会议的人倒茶水,会议结束后,立即通知保洁清理会议室。(三)负责前台电话转接,接电话礼仪要求:1、铃声响起三声之内,应立即接起电话。2、接电话时不允许出现“喂,喂”或“你找谁”或查问对方“你是谁,你有什么事”等。3、如果找公司领导,不能随意报出领导在哪,更不能随意报出领导的电话。4、代接电话时对方如有留言,应当场用纸笔记录对方姓名,电话及内容,之后复述一遍,以免有误。并告诉对方会及进转告。5遇到对方拨错号码时,不可大声怒斥,或用力挂电话,应礼貌告知对方,如果是自己拨错了号码应向对
4、方表示歉意。(四)前台工作态度:前台对待员工或其他客人要礼貌大方、热情周到。对来找高层管理者的客人,要问清事先有无预约,并主动通知被找者。三、来访接待礼仪客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。1.引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料;2.当场解答或电话通知相关业务接待人员出现;3.引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;4.进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门;5.介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者
5、稍等,退出。四、其他工作内容1、会议、活动组织:负责公司高管会议、公司例会组织、安排、服务工作。负责办公环境的美化,企业文化海报上墙。2、物品管理:负责公司办公用品的采购申请、入库核对,发放登记、库存盘点;制定办公用品计划,报主管领导审批;做好每月的分发、调配、保管工作,建全登记制度,做到帐物相符。3、安全保卫:负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度,负责公司防火、防盗等安全保卫工作,安排值班。4、设备管理:负责公司设备(打印机、饮水机等)的管理及设备维护。5、事务工作:负责交纳电话费、物业费,保证公司各部室饮用水供应,处理相关事务。6、费用分摊,包括饮用水、绿植等。7、车辆、停车场使用及管
6、理。8、组织制定公司行政相关规章制度,并督促、检查制度的贯彻执行。前台管理制度2为严格控制公司财务制度,杜绝财务漏洞;现对前台发票及单据传递及保存如下规定:1.前台各种重控单据必须连号使用,存根联单独连号保存随时备查。2.每份账单审核后须保证原始资料完整,收据存根齐全。3.前台账务资料按日归类,每月汇总,由日审标示后存档封存。4.前台账务资料封存后完整保存,需处理时由日审专人在前台主管的监督下进行。5.前台人员必须保证客人账务资料的保密性,不得随意透露他人。6.其它客人重要账务单据,如信用卡预授权单的保存须按照其业务单位运作特性制订保存周期。(信用卡授权单及签购单保存期为入账日起一年。)7.每
7、日收入报表由夜审完成并由次日上报店会,由日审于次日对其进行账务调整,并在次月初完成月收入的调整工作。8.调整后的收入报表由日审保管至少两年,以便进行收入及营业分析及预算。9.前台单据及收入报表由专人管理,严禁随意透露。10.客人持本店收据要求补开发票或查询账目时,前台账务人员有义务帮助客人办理,不得以任何理由推脱,当账务发生期超过半年时,以电脑资料为准并上报前台主管。11.公司为客人提供的服务项目在客人付清时按照客人要求为客人开具发票;发票金额要真实、准确,可以少于实际金额,但不得超过实际消费。12.正确开具发票后,将发票存根联订在消费账单上备查;除前台外的各个收款点须将账单客人留存联收回并订
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