公司行政文书管理标准.doc
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1、XXX公司企业标准 行政文书管理标准(XX版)QG/DJ03.04 为了加强公司行政文件的管理,确保公司内部政令和信息畅通,特制定本标准。1. 范围本标准规定了XXX公司行政文件管理的管理职责、管理内容与要求。本标准适用于XXX有限公司。2. 引用标准QG/DJ03.01 档案管理标准3. 定义3.1公司级行政文件:是指以公司名义发文的、公司内部的职务任免、重大事件的决定(决议)、通报或通知等文件,以及发给政府部门的公文等。3.2部门级行政文件:是指以部门名义发放的、公司内一般事务性的文件、公告、通知。3.3外来行政文件:国家机关、社会组织及本集团其他公司发给本公司的各种文件资料,包括决定、通
2、知、通报、批复、意见、函、简报、会议纪要等。4. 管理职责4.1公司企管办是行政文件的归口管理部门,负责:4.1.1公司级行政文件的发文编号、统一发放及归档;4.1.2 外来行政文件的的传阅处理、归档工作。4.1.3 与本部门有关的行政文件的起草、报批、发放及传阅;4.2 其它各部门负责与本部门有关的行政文件的起草、报批、发放及传阅。5. 管理内容与要求5.1 发文5.1.1 行政文件的格式5.1.1.1 行政文件统一用A4纸张打印,打印格式见附录A。a. 公司例会会议纪要的格式见附录B;b. 股东大会及董事局会议纪要按相关法律、公司章程规定。5.1.1.2 部门级文件的打印格式可按附录C格式
3、打印。a. 部门例会会议纪要的格式见附录B;b. 对于公司临时召开会议或部门与部门之间协调会的会议纪要中要明确写明本次会议的主题,会议纪要的其它格式可参照附录B。5.1.1.3 行政文件统一用A4纸。5.1.1.4文件的主送单位要求写在文件标题下第一行顶格(有的文件如“XXXXX的决定”可以将主送单位写在文件正文后左下角);其他收文单位写在文件正文后左下角的“抄送”栏。抄送单位的顺序按其与文件内容关联度的大小顺序排列。5.1.2 行政文件的编号5.1.2.1 公司级文件文号由公司的代字、发文年度(必须加方括号)和发文顺序号组成。如盾安控股集团有限公司2003年序号为第二号的文件,为如下:盾安
4、2003 2号。a. 公司级文件的发文代字编排如下: 盾安控股集团有限公司盾安 中共盾安控股集团委员会盾安委盾安控股集团有限公司工会委员会盾安工盾安控股集团有限公司团会委员会盾安团企业文化推广委员会盾安文管委薪酬管理委员会盾安薪管委危机管理委员会盾安危管委5.1.2.2 部门级文件编号由公司、发文部门的代字、发文年度顺序号组成。如人力资源本部2003年序号为第二号的发文编号如下:盾安人资2003 02号。a. 公司各部门代字编排如下:人力资源本部盾安人资集团办公室盾安安办财务本部盾安财务审计部盾安审计投资发展部盾安投资5.1.3 行政文件的拟稿:5.1.3.1 公司级行政文件由职责部门负责拟稿
5、并按保密管理标准确定密级,与之有关联的其他部门参与会审后,由文秘人员编号打印按职责权限分别由总经理在背面签发。公司党委或工会等组织文件由相关组织负责人签发。股东会、董事会等会议纪要、文件由董事会秘书负责按公司章程及公司法相关规定拟稿并按保密管理标准确定密级。5.1.3.2 部门级行政文件由本部门负责拟稿,部门主管核稿、签发。a. 涉及与相关部门联合发文的,由所涉部门主管共同核稿、签发。5.1.4 行政文件的发放5.1.4.1 公司级行政文件经总经理签发后(公司党委或工会等组织文件经相关组织负责人签发后),统一由公司企管办文秘人员发放,收文部门应在DG03.04表1“文件发放登记表”上签收(若为
6、传真收文的,办公室文秘人员应在传真文件背面加盖“传真”印章,并记录发文件的相关事项及电话确认对方是否收到,传真印章见附录D“行政文件控制印章样图”)。股东会、董事会等会议纪要、文件经签发后由董事会秘书按公司章程及公司法相关规定进行发放。5.1.4.2 部门级行政文件由主管部门编号、发放,收文部门应在文件原稿背面签收。5.1.4.3 各部门收到有关文件后,部门主管可根据内容需要决定是否在本部门进行传阅及传阅的范围:a. 有关人员的职务任免文件及通知、通报等,各部门收到后应在本部门相关人员中进行传阅。b. 其他不涉及本部门其他员工或涉及保密管理标准内容的保密性文件,则应限制传阅。5.1.4.4 除
- 配套讲稿:
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