1、XXX公司企业标准 行政文书管理标准（XX版）QG/DJ03.04 为了加强公司行政文件的管理，确保公司内部政令和信息畅通，特制定本标准。1. 范围本标准规定了XXX公司行政文件管理的管理职责、管理内容与要求。本标准适用于XXX有限公司。2. 引用标准QG/DJ03.01 档案管理标准3. 定义3.1公司级行政文件：是指以公司名义发文的、公司内部的职务任免、重大事件的决定（决议）、通报或通知等文件，以及发给政府部门的公文等。3.2部门级行政文件：是指以部门名义发放的、公司内一般事务性的文件、公告、通知。3.3外来行政文件：国家机关、社会组织及本集团其他公司发给本公司的各种文件资料，包括决定、通
2、知、通报、批复、意见、函、简报、会议纪要等。4. 管理职责4.1公司企管办是行政文件的归口管理部门，负责：4.1.1公司级行政文件的发文编号、统一发放及归档；4.1.2 外来行政文件的的传阅处理、归档工作。4.1.3 与本部门有关的行政文件的起草、报批、发放及传阅；4.2 其它各部门负责与本部门有关的行政文件的起草、报批、发放及传阅。5. 管理内容与要求5.1 发文5.1.1 行政文件的格式5.1.1.1 行政文件统一用A4纸张打印，打印格式见附录A。a. 公司例会会议纪要的格式见附录B；b. 股东大会及董事局会议纪要按相关法律、公司章程规定。5.1.1.2 部门级文件的打印格式可按附录C格式
3、打印。a. 部门例会会议纪要的格式见附录B；b. 对于公司临时召开会议或部门与部门之间协调会的会议纪要中要明确写明本次会议的主题，会议纪要的其它格式可参照附录B。5.1.1.3 行政文件统一用A4纸。5.1.1.4文件的主送单位要求写在文件标题下第一行顶格（有的文件如“XXXXX的决定”可以将主送单位写在文件正文后左下角）；其他收文单位写在文件正文后左下角的“抄送”栏。抄送单位的顺序按其与文件内容关联度的大小顺序排列。5.1.2 行政文件的编号5.1.2.1 公司级文件文号由公司的代字、发文年度（必须加方括号）和发文顺序号组成。如盾安控股集团有限公司2003年序号为第二号的文件，为如下：盾安
4、2003 2号。a. 公司级文件的发文代字编排如下： 盾安控股集团有限公司盾安 中共盾安控股集团委员会盾安委盾安控股集团有限公司工会委员会盾安工盾安控股集团有限公司团会委员会盾安团企业文化推广委员会盾安文管委薪酬管理委员会盾安薪管委危机管理委员会盾安危管委5.1.2.2 部门级文件编号由公司、发文部门的代字、发文年度顺序号组成。如人力资源本部2003年序号为第二号的发文编号如下：盾安人资2003 02号。a. 公司各部门代字编排如下：人力资源本部盾安人资集团办公室盾安安办财务本部盾安财务审计部盾安审计投资发展部盾安投资5.1.3 行政文件的拟稿：5.1.3.1 公司级行政文件由职责部门负责拟稿
5、并按保密管理标准确定密级，与之有关联的其他部门参与会审后，由文秘人员编号打印按职责权限分别由总经理在背面签发。公司党委或工会等组织文件由相关组织负责人签发。股东会、董事会等会议纪要、文件由董事会秘书负责按公司章程及公司法相关规定拟稿并按保密管理标准确定密级。5.1.3.2 部门级行政文件由本部门负责拟稿，部门主管核稿、签发。a. 涉及与相关部门联合发文的，由所涉部门主管共同核稿、签发。5.1.4 行政文件的发放5.1.4.1 公司级行政文件经总经理签发后（公司党委或工会等组织文件经相关组织负责人签发后），统一由公司企管办文秘人员发放，收文部门应在DG03.04表1“文件发放登记表”上签收（若为
6、传真收文的，办公室文秘人员应在传真文件背面加盖“传真”印章，并记录发文件的相关事项及电话确认对方是否收到，传真印章见附录D“行政文件控制印章样图”）。股东会、董事会等会议纪要、文件经签发后由董事会秘书按公司章程及公司法相关规定进行发放。5.1.4.2 部门级行政文件由主管部门编号、发放，收文部门应在文件原稿背面签收。5.1.4.3 各部门收到有关文件后，部门主管可根据内容需要决定是否在本部门进行传阅及传阅的范围：a. 有关人员的职务任免文件及通知、通报等，各部门收到后应在本部门相关人员中进行传阅。b. 其他不涉及本部门其他员工或涉及保密管理标准内容的保密性文件，则应限制传阅。5.1.4.4 除
7、对外部社会机构、组织的公司级文件外，公司（包括与集团其他公司）内部发送文件应充分利用电子邮件、传真等现代办公工具。5.2 收文5.2.1 企管办文秘人员在收到外来行政文件（包括传真件）时，先在DG03.04表2 “文件（传真）接收/运行表”上登记及将文件的运行状态（分发、传阅、是否已归档等）在文件（传真）接收/运行表上标明；5.2.1.1 来文上有明确注明接收部门或接收人的可直接送达。5.2.1.2 来文上未明确注明接收部门或接收人的文件处理：a. 属集团其他公司发布的人事任免、通知、处罚通报等应复印各部门。b. 其余一律在第一时间送交企管办主任，由其确认分发或传阅的部门，再由企管办文秘人员办
8、理（若主任外出，为确保文件处理的及时性，应电话请示后立即办理）。c. 对于特殊文件，如涉及保密管理标准规定的或上级重要文件，经企管办主任阅后可直接送交总经理。5.2.2 对于政府机构、行业组织、社会团体等发来的外来文件一般要求按其内容需要在相关领导、相关部门之间进行传阅，由企管办填发DG03.04表3“文件处理/传阅单”，并根据文件性质的不同在文件右上角加盖“阅后退回存档”（ 传阅文件）或“阅后留存”（分发的文件）蓝色印章（见附录D“行政文件控制印章样图”）。5.2.2.1 若文件内容涉及某部门具体业务的（如有关税收、审计、人力资源等政策），可直接将复印件交所涉部门（如财务、审计、人力资源等方
9、面），由企管办文秘人员在 “文件处理/传阅单”上标明。5.2.2.2 对于需特定部门处理的文件，由企管办主任在“文件处理/传阅单”上签署意见，由企管办文秘人员送交相关部门处理。如果需要处理部门返回处理意见的，则在文件右上角加盖“处理后返回”蓝色印章。5.2.3 对于集团其他公司或部门发来的需相关领导会签（或批示）的报告等文件由企管办文秘人员登记在DG03.04表4 “报批文件登记表”上，送交相关领导，并根据待批文件内容的轻重缓急适当予以提醒。5.2.3.1领导会签（或批示）后的报告由企管办文秘人员将报告送还请示部门，如领导批示需其他部门协助时，企管办文秘人员还需多复印一份送交所涉及部门。并做好
10、登记签收工作。5.2.3.2对领导批复交有关部门办理的报告必须在文件右上角加盖“处理后返回”章，并由企管办文秘人员在“报批文件登记表”备注栏标明何时批复、何时办理、文件是否已归档等。a. 企管办文秘人员要负责催办并及时向领导汇报。5.3 行政文件的归档5.3.1 所有公司级行政文件及外来行政文件都应由企管办文秘人员及时交档案室按档案管理标准要求存档。股东会、董事会相关文件由董事会秘书及时交档案室按档案管理标准要求存档。5.3.1.1部门级行政文件由各部门每年至少定期清理一次并至少保存一年，对于符合保密管理标准规定的文件按保密管理要求管理。5.3.2 要求归档的行政文件应该是原件，原则上不能用复
11、印件，更不能使用传真件存档。5.3.2.1 公司级行政文件归档时应附带总经理签发的原稿及“文件发放登记表”。5.3.2.2 外来行政文件要转发其他部门时，应将原文归档，复印件送其他部门。6. 检查与考核6.1本标准由公司企管办组织各部门实施。6.2本标准的实施，由公司企管办组织检查与考核。附录与附表： 附录A 公司级文件格式附录B 公司级会议纪要格式附录C 一般行政文件格式附录D 行政文件控制印章样图DG03.04表1 文件发放登记表DG03.04表2 文件（传真）接收/运行表DG03.04表3 文件处理/传阅单DG03.04表4 报批文件登记表本标准由公司企管办归口管理并解释本标准起草人：
12、本标准审核人： 本标准批准人：附录A（页边距：上3cm、2 .5cm、左2.5cm、右2.5cm；页眉1.7cm、页脚1.7cm）XXXX有限公司文件(红色、小初号字、宋体)XX20 号密级： 关于的通知（三号、宋体、加黑）（正文用四号、宋体）（主送）： 附件：1、 2、 年月日抄送：，。附录B XXXX有限公司200 年第 次 会议纪要（三号、宋体、加黑） 密级：（以下用四号、宋体）时 间：地 点：主持人：与会人员：缺席：（若无则用“/”填写）会议内容：一、 1、 2、 3、二、 1、 2、 3、会议主持人签发： 记录人：时 间：抄报：抄送：附录C 关于的通知某某公司 200 号（三号、宋体、加黑） 密级：（正文用四号、宋体）（主送）： 附件：1、 2、
