1、1,山西省重点公路工程建设项目文件 材料立卷归档及编制办法,厅重点办 武桂香03514663073 13834160022电子邮箱:2010年10月,2,本次讲座主要内容,一、公路工程项目文件材料立卷归档工作基本要求及执行标准二、文件材料收集范围、收集的总体要求及收集分工三、公路建设各阶段文件材料收集的主要内容四、文件材料的整理要求五、文件材料的编制要求,3,重点公路工程项目档案工作基本要求,组织机构:配备专门档案管理机构、分管领导及专职档案工作人员(各单位形成的档案应由档案部门实行集中统一管理,不得由承办部门和人个分散保存)建章立制:结合本单位工作实际,建立完善档案归档、借阅、移交、销毁等各
2、项规章制度,做好档案日常工作职责任务:按照国家、交通部等有关标准规范,认真做好工程项目文件资料收集、整理及立卷归档工作,确保重点公路工程项目文件材料的齐全、完整和准确同步收集整理:按照项目档案工作与项目建设同步进行的要求,按工程不同阶段完成情况同步完成文件材料的收集整理工作,在合同段交工验收时,应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理工作按时移交:合同段在通过交工验收时,施工单位和监理单位应按归档范围要求,完成该合同段工程档案的整理和移交工作,4,山西省重点公路工程文件材料立卷归档执行标准,科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）收集范围：关于印发公路工程竣（交）工验收办
3、法实施细则的通知（交公路发【2010】65号）交通部交通文件材料立卷归 档办法(交办发1992100号)交通部公路建设项目文件材料立卷归档管理办法(交办发2010382号),5,收集范围,公路工程竣工文件材料是指新建和改建重点公路工程自项目立项审批（核准）、勘察设计、施工到竣工验收各基本建设程序形成的、反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后的工程管理、养护及改扩建具有保存、查考利用价值的各种不同形式和载体的历史记录。具体收集范围参照交公路发【2010】65号文件中附件2（公路工程项目文件归档范围）规定执行,6,收集的总体要求,公路建设项目文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳
4、入监理工作内容，按“谁形成谁负责”的原则，由文件材料形成单位或部门负责立卷归档工作。各有关单位建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照项目建设程序不同阶段的文件材料产生的自然过程及先后顺序及时收集，并做好预立卷工作。,7,收集整理职责分工,1、项目法人单位负责立项审批阶段、工程准备阶段、竣工验收阶段及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、安全、进度、费用控制方面有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；2、设计单位负责设计阶段(初步设计和施工图设计)形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；3、施工和监理单位负责各自承包内容施工过程中形成文件材料的收集整理和归
5、档工作;,8,归档文件材料的具体要求,原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标真实性。现场记录，同步进行。准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。,9,公路工程基本建设程序,1、项目建议书2、工程可行性研究3、初步设计文件4、施工图设计文件5、招投标文件6、工程准备工作文件（征地拆迁）7、施工阶段文件8、交、竣工验收文件9
6、、项目后评价文件,10,收集的主要内容,项目建议书阶段编制项目建议书委托函、项目建议书环境影响评价委托函、环境影响评价大纲及其批复文件项目建议书评估报告项目建议书批复文件，包括审批意见、请示、审查意见等,11,收集的主要内容,可研阶段1、编制可研委托函、可研报告2、可研评估报告3、可研批复文件，包括审批意见、审查、请示等4、环境影响报告书及其批复文件，包括环境影响报告书、请示、审查意见及审批文件5、水土保持方案及其批复文件6、其他文件，如国防、文物保护、铁路等请示及批复文件,12,收集的主要内容,设计阶段 目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计、施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产
7、生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。,13,设计阶段文件材料的收集,初步设计阶段初步设计招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件、评标报告、合同协议书初步设计外业验收审查意见初步设计图纸（含地质勘察和设计图纸）初步设计概算审查报告、评审（预评审）意见，批复文件,14,设计阶段文件材料的收集,施工图设计阶段施工图设计招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件、评标报告、合同协议书施工图设计外业验收审查意见施工图设计图纸（含地质勘察和设计图纸）施工图设计概算审查报告、评审（预评审）意见，批复文件施工图设计补充问
8、题的回复（修改）单设计监理相关资料,15,收集的主要内容,工程准备阶段用地申请及批准文件、红线图及土地使用证征地拆迁、补偿批准文件及协议书征地拆迁图表(土地、建筑物、管线、青苗等及拆迁红线图)招投标工作相关文件申报施工许可及质量监督申请文件施工许可证,16,招投标文件材料,招投标主要包括施工（路基、路面、房建、机电、交通安全设施等）、监理招投标一般分为三个阶段进行：准备阶段、招标阶段、评标及签约阶段,17,招投标文件材料,招标申请、批准文件资格预审文件及评审报告、招标文件、招标公告投标文件评标文件（含清标报告、有关呈批、上级报复及评标报告）合同协议书,18,征地拆迁文件材料,1、征地批文、占地
9、图及土地使用证2、征地拆迁合同协议3、征地拆迁管理文件4、征地拆迁图表 征用土地数量一览表 拆迁建筑物数量 拆迁电力、电讯及其他管线 征地青苗补偿 征地拆迁红线图,19,施工阶段,工程实体：包括路面、桥梁、互通立交、隧道、机电、交通安全设施、绿化环保、房建等工程的施工工作程序 施工许可项目总开工报告单位工程开工申请及审批分部（分项）工程开工申请及审批工程施工成品验收中间交工证书,20,业主在施工阶段收集的文件,1、施工许可证（含初步审查意见）、施工许可申请书及附件2、行政管理文件（各种规章制度、往来文件、会议纪要、备忘录、其他管理文件）3、工程管理有关文件（技术规范补充和修改文件，技术咨询、技
10、术报告、技术方案的补充，工程质量控制的通知、通报，安全、环保管理文件，计量、进度计划文件）,21,施工单位在施工阶段收集的文件,开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件分部分项开工申请及批准文件 原材料及构件出厂证明、原材料试验报告工程检验申请批复单、检验及评定文件施工原始记录施工日志、大事记、施工总结、技术总结各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告单位工程、分项、分部质量检验评定报告机电设备安装及调试记录、专项检测入监控材料、工程声像及监控材料交工验收文件监理工作大纲、日志
11、监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料）竣工图科研、新技术运用施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）,22,施工单位收集的主要文件材料,1、施工质量控制文件2、施工管理文件3、施工安全及文明施工文件4、进度、投资控制文件5、合同管理文件6、其他和工程有关的文件,23,施工质量控制文件,施工质量控制管理文件试验、检测报告各单位、分部、分项工程施工原始文件,24,施工质量控制管理文件,1、工程质量往来文件（质量保证体系、专项技术方案）2、工程质量自检报告及工程质量检验评定资料3、安全质
12、量事故及处理情况报告及处理认可证明文件4、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总资料5、施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录，对工程质量影响分析6、交工验收施工单位的自检评定资料,25,试验、检测报告,1、原材料、外购成品、半成品抽检试验报告及资料2、外购材料（产品）出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告3、各种标准试验、配合比设计报告,26,施工原始文件,一、路基工程 A 路基土石方工程 地表处理资料 不良地质处理方案、施工资料、检测资料 分层压实资料 路基检测、验收资料 分段资料汇总,27,路基工程,B 防护工程 基坑放样、开挖处理、试验检测资料 各工序施工记录
13、、检测、试验资料 成品检测资料 砂浆(砼）强度试验,28,路基工程,C 小桥工程 基坑放样、开挖处理、试验检测资料 基础施工检查、试验资料、桩基检测资料 各分项施工工序检查、成品检测资料 砂浆强度、砼强度、台背填压实度等试验报告及汇总表,29,路基工程,D 排水工程 基坑放样、开挖处理、试验检测资料 各施工工序检查、成品检测资料 砂浆、砼强度试验资料,30,路基工程,E 涵洞工程 基坑放样、开挖处理、试验检测资料 各分项施工工序检查、成品检测资料 砂浆强度、砼强度、台背填压实度等试验报告及汇总表,31,路面工程,施工工序检查资料材料配合比抽检（油石比、马歇尔试验等）资料压实度、弯沉、强度等试验
14、检测报告及汇总资料,32,桥梁工程,基坑放样、开挖处理、试验检测资料基础施工检查、试验资料、桩基检测资料墩台、现浇构件、预制构件、预应力等施工工序检查、成品检测资料砂浆强度、砼强度、台背填压实度等试验报告及汇总表引道工程施工检测、试验资料,33,隧道工程,洞身开挖施工、检查资料衬砌施工、检验资料隧道路面工程施工、检查资料照明、通风、消防设施施工、检查资料洞口施工检查资料各附属设施检验施工资料各环节工序检查、验收资料隧道衬砌厚度、砼（砂浆）强度试验检测资料,34,施工管理文件,承包商的施工资质、组织机构、人员、管理制度、往来文件、会议纪要等,35,施工安全及文明施工文件,安全生产的有关文件：安全
15、组织机构及人员、岗位责任、安全保证体系、施工专项技术方案、技术交底文件等安全事故的调查处理文件文明施工的有关文件,36,施工进度控制文件,总进度图（表）、计划及批准文件分期进度图（表）、（月、季、半年、年）计划批准文件，进度执行情况（文件、图表）有关进度的指令、提示、通知及往来文件进度计划的调整及采取的措施施工月报,37,施工投资控制文件,合同工程量清单变更后的工程量清单设计变更预算文件,38,施工合同管理文件,工程变更、工程延期、费用索赔、争端与仲裁、违约、工程分包、保险等合同管理文件,39,施工其他文件,施工日志施工照片、声像等特殊载体文件其他文件：如天气、温度及自然灾害等记录,40,监理
16、需要收集的文件材料,监理管理文件工程质量管理文件工程进度管理文件工程合同管理文件安全与环保管理文件其他文件,41,监理管理文件,监理处组织机构资质、人员监理大纲、细则各种规章制度，内部管理文件监理处阶段性工作总结其它管理文件,42,工程质量控制文件,监理处下发质量控制措施、规定监理处书面指令及回复独立抽检文件材料 试验、检测文件材料 各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料、包括质量检验及相关试验资料交工验收质量评定资料,43,工程进度管理文件,工程进度计划管理文件总计划工程进度计划年度、季度、月计划的批准执行情况及采取的措施文件监理月报等,44,工程合同管理文件,包括监理对合同段执行合同情况的评价、单价变更、物价调整、索赔、奖罚、暂定金额的使用等,45,安全与环保管理文件,安全管理的规章制度、措施、会议记录、检查结果、安全事故的有关文件施工环境保护规划、环境保护措施、环境保护检查等文件,46,其他文件,监理日志会议纪要及备忘录照片、声像等特殊载体文件,47,竣工验收阶段,竣工验收工作文件及竣工验收鉴定书设计、施工、监理工作总结项目质量评定文件各类专项验收文件项目评优报奖申报材料、批准文
